Pensyarah Universiti, Pensyarah Perubatan, Pensyarah Pergigian dan Pensyarah Farmasi warganegara Malaysia yang telah disahkan jawatan dan berkelayakan adalah dipelawa mengemukakan permohonan untuk mengikuti Sabatikal setelah iklan dikeluarkan.

Staf yang masih belum tamat pengajian di bawah Rancangan Pendidikan Tinggi Kakitangan Akademik (RPTKA) tidak layak memohon Sabatikal;

Kelayakan

1. Tempoh Sabatikal :
   1. Kelayakan Sabatikal 9 Bulan
   1. 1. Tempoh perkhidmatan dengan Universiti genap 5 tahun pada tahun permohonan Sabatikal 
      2. Tempoh perkhidmatan genap 5 tahun  pada tahun permohonan Sabatikal dikira dari tarikh kembali Sabatikal yang lepas atau dari tarikh kembali dari Cuti Belajar (RPTKA).
      3. Staf yang layak untuk Sabatikal kali pertama hanya boleh memohon setelah berkhidmat selama 5 tahun dan telah disahkan dalam jawatan.
      B. Kelayakan Sabatikal 5 bulan
1. 1. Tempoh perkhidmatan telah genap 3 tahun pada tahun permohonan Sabatikal dikira dari tarikh kembali Sabatikal yang lepas.
2. Diperakukan oleh Dekan/Pengarah/Ketua Jabatan.
3. Program dan tempat Sabatikal dipersetujui oleh Dekan/Pengarah/Ketua Jabatan.
4. Cadangan tempat Sabatikal di Universiti Sains Malaysia adalah tidak dibenarkan.
5. Memastikan tempoh Sabatikal tidak mengganggu pengajaran dan perancangan Pusat Tanggungjawab (PTJ).
6. Berbincang dengan Dekan/Pengarah/Ketua Jabatan supaya tidak meninggalkan pengajaran melebihi satu semester sepanjang tempoh Sabatikal.
7. Tempoh berikut tidak diambilkira untuk pengiraan kelayakan Sabatikal:
   1. Cuti tanpa gaji;
   2. Cuti separuh gaji;
   3. Cuti belajar;
   4. Cuti bagi memenuhi suatu progam di bawah skim latihan bagi staf akademik;
   5. Tangguh Sabatikal atas alasan peribadi yang diluluskan oleh Universiti;
   6. Tahanan kerja atau penggantungan di bawah Kaedah Tatatertib Universiti; atau
   7. Tahanan dibawah mana-mana undang-undang berhubung dengan keselamatan Malaysia atau mana-mana bahagiannya, pencegahan jenayah atau tahanan kerana keselamatan.
8. Pertimbangan Sabatikal tertakluk kepada Peraturan Sabatikal Universiti Sains Malaysia

 Kemudahan dan Faedah

1. Staf yang diluluskan Sabatikal akan diberi gaji penuh dan elaun-elaun yang bersangkutan dengan gaji sahaja.
2. Sepanjang tempoh Sabatikal, pihak Universiti tidak membiayai apa-apa elaun dan faedah-faedah lain yang bersangkutan dengan Sabatikal.
3. Staf digalakkan mendapatkan bantuan/pembiayaan luar iaitu daripada Universiti/Institusi lain bagi Sabatikal yang akan dijalankan.

Ikatan Perjanjian

Pemberian Sabatikal kepada seseorang staf adalah tertakluk kepada syarat bahawa staf itu hendaklah melaksanakan suatu perjanjian dengan dua orang penjamin, mengakujanji akan berkhidmat di Universiti selama tempoh :-

1. 12 bulan dari tarikh melaporkan diri untuk bertugas semula sekembali daripada Sabatikal, jika Sabatikal selama tempoh 5 bulan; atau
2. 24 bulan dari tarikh melaporkan diri untuk bertugas semula sekembali daripada Sabatikal, jika Sabatikal selama tempoh 9 bulan.

Laporan Sabatikal

Laporan Sabatikal perlu dikemukakan kepada Ketua Jabatan dalam tempoh 30 hari selepas kembali dari Sabatikal. Jika seseorang staf yang gagal mengemukakan laporan Sabatikal yang terdahulu, permohonan Sabatikal pada masa akan datang tidak akan dipertimbangkan.

Maklumat Tambahan

1. Jika seseorang staf yang tidak memohon Sabatikal pada tarikh kelayakan maka kelayakan Sabatikal tersebut adalah luput.
2. Penangguhan Sabatikal atas kepentingan perkhidmatan hanya boleh dipertimbangkan tidak melebihi 24 bulan. Penangguhan kali pertama maksimum selama 12 bulan dan penangguhan seterusnya maksimum selama 12 bulan.
3. Penangguhan Sabatikal atas sebab peribadi hanya boleh dipertimbangkan tidak melebihi 12 bulan.
4. Penangguhan dengan penalti bermaksud tempoh penangguhan tidak diambilkira untuk pengiraan Sabatikal seterusnya manakala penangguhan tanpa penalti pula bermaksud tempoh penangguhan diambilkira untuk pengiraan kelayakan Sabatikal seterusnya.
5. Jika seseorang staf yang tidak memulakan Sabatikal pada tarikh tamat penangguhan maka Sabatikal tersebut juga adalah luput.
6. Seseorang staf yang sedang Sabatikal adalah berada dalam perkhidmatan Universiti dalam masa cuti itu dan tidak dibenar menjalankan apa-apa pekerjaan atau melibatkan diri dalam apa-apa aktiviti untuk mendapat apa-apa keuntungan dari mana-mana punca selain daripada Universiti tanpa terlebih dahulu mendapat kelulusan bertulis daripada Naib Canselor.
7. Seseorang staf yang telah diluluskan bayaran apa-apa elaun berhubung dengan tugas-tugas khas pentadbiran atau elaun-elaun yang berkaitan dalam perkhidmatan seperti bayaran insentif perkhidmatan kritikal, bayaran insentif wilayah, elaun perumahan wilayah dan lain-lain bayaran atau elaun-elaun yang berkaitan dalam perkhidmatan akan dihentikan semasa berada dalam tempoh Sabatikal.
8. Semua cuti rehat yang terkumpul sebelum memulakan Sabatikal akan luput mulai dari tarikh Sabatikal dan juga pengumpulan Award Wang Tunai (AWT) tidak dibenarkan sebelum memulakan Sabatikal.
9. Walau bagaimanapun pengumpulan cuti rehat sebanyak 14 hari daripada jumlah cuti rehat yang terkumpul boleh dibenarkan sekiranya progam Sabatikal dibuat sepenuhnya selama 9 bulandi luar Malaysia dan Singapura. Permohonan hendaklah dibuat 2 minggu sebelum memulakan Sabatikal.
10. Seseorang staf yang diluluskan Sabatikal perlu meletakkan nama Universiti Sains Malaysia di dalam setiap penerbitan.